O Decreto 10.278/2020, publicado no Diário Oficial da União (DOU), de 19/03/2020, estabeleceu técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados. Referida norma veio regulamentar o disposto no inciso X, do caput. Do art. 3º, da Lei nº 13.874, de 20/09/2020, que instituiu a Declaração de Direitos de Liberdade econômica. 

Nos casos envolvendo entidades públicas, os documentos digitalizados, para ter igual valor de seus originais, precisam ser submetidos à certificação digital no padrão de Chave Pública Brasileira (ICP-Brasil). 

Já no caso de envolver relações particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. 

Com relação a preservação dos documentos digitalizados, aqueles sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem. 

Se entes públicos estiverem envolvidos, as pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos. 

São medidas que buscam a simplificação e que abrangem documentos de pessoas jurídicas e físicas. 

Referida regulamentação é para facilitar a vida do empresário e dar segurança jurídica para utilização destas novas formas de envio de documentos aos entes públicos.